Assistante de direction ou secrétaire 5 outils pour vous simplifier la vie au travail

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Etre un ou une assistant(e) de direction n’est pas un métier toujours facile. Outre les connaissances inhérentes à ce métier (maitrise des outils bureautique, gestion du temps, gestion du stress, bonne communication orale et écrite …) il faut également savoir travailler pour (et en) une équipe et être réactive et curieuse.

Bref, pas toujours évident surtout lorsqu’il faut sustenter tout le monde en même temps.

Voici donc quelques outils, qui, si vous ne les connaissez pas, vous permettront d’affronter, nous l’espérons du moins, plus sereinement votre quotidien professionnel.

Trello la boite à outils des assistantes de direction

Si Trello est utilisé depuis longtemps par la sphère geek et technique, notamment pour la gestion de projets, il apparaît également comme hyper pratique lorsque l’on est une super secrétaire qui est parfois (pour ne pas dire toujours) sur tous les fronts à la fois.

Ce qu’il faut savoir de Trello c’est que c’est un outil de travail collaboratif. Si vous faites partie d’une équipe ou que vous êtes plusieurs assistantes à devoir travailler sur le même dossier cela va s’avérer particulièrement intéressant. Finis le « tu as traité cette demande ? » ou le « Sylvie n’est pas là aujourd’hui, je ne sais pas ce qu’elle a fait (ou ce qu’il y a à faire) ». Bref, avec Trello, c’est la fin des post-it égarés et des oublis.

Mais cela peut aussi très bien fonctionner en guise de rappel pour soi-même 😉

Comment cela fonctionne ?

Il s’agit en fait de tableaux d’organisation et de synthèse. En un instant vous visualisez tout ce qui concerne le sujet du tableau.

Cela fonctionne un peu comme un système de post-it avec en prime des alertes par mail pour les personnes concernées et des étiquettes.

Vous êtes dans le flou et avez besoin d’un exemple ? En voici quelques uns :

  • Matrice d’Eisenhower
    Trello-exemple-tableau
  • Todo list pour la préparation d’une conférence
    Exemple Trello

Vous trouvez d’autres exemples ici : https://blog.trello.com/fr/exemples-de-tableaux-trello

Bien évidemment libre à vous de créer vos propres tableaux pour vos dossiers. Par exemple, un tableau de suivi des appels d’offres, un tableau de préparation de réunion, un tableau de suivi comptable …

Et le prix dans tout ça ?

Cerise sur le gâteau, cet outil est gratuit tant que vous ne dépassez pas 10 tableaux. Avec l’abonnement gratuit vous pouvez également associer un power-ups (comprenez un module associant Trello à une autre application) comme Google Drive, Dropbox, Mailchimp, Twitter, Survey Monkey …

Bref vous l’aurez compris, c’est un outil agile et très pratique qui ne peut que vous aider dans votre travail d’assistante de direction.

https://trello.com/

Dashlane, sécurité et gestion de mots de passe

Combien de fois vous connectez-vous au compte de votre entreprise sur l’un des innombrables services du web ? Tout se fait sur Internet désormais, même pour la gestion d’une entreprise.

Et c’est que la que le bas blesse. En c’est temps de RGPD, il est plus que délicat de continuer à noter dans un petit carnet caché au fond du tiroir de votre bureau les mots de passe. Oui mais, hic ! Impossible de retenir l’intégralité des mots de passe surtout quand ceux si font 14 caractères et enchainent les $ ![~ et autres.

Dashlane est une des solutions permettant de sécuriser vos mots de passe lorsque vous les créé mais aussi et surtout de les enregistrer.

Comme tout bon progiciel qui se respecte, il dispose d’une version gratuite (permettant le stockage de 50 mots de passe) et plus si affinités.

Avouez que c’est quand même mieux que de faire une crise de panique si votre répertoire disparait non ?

 https://www.dashlane.com/fr

Evenbrite, pour gérer un évènement facilement

Une des missions récurrentes des secrétaires et assistantes de direction est celle d’organiser des événements professionnels. D’ailleurs, n’hésitez pas à contacter l’équipe de Chooseandwork qui vous accompagnera gratuitement dans votre préparation.

Un fois les jalons posés, à savoir le thème trouvé, la location de la salle de réunion, la réservation du restaurant et le choix de l’animation faite, il ne vous reste plus qu’à suivre l’avancement de tout ceci.

Eventbrite est une application (là aussi avec un mode gratuit et un mode payant) vous permettant de simplifier la gestion de votre événement. Comment ? En créant une page pour promouvoir votre événement, en permettant de gérer les inscriptions (système de ventes de billets gratuits ou payants suivant votre choix), d’envoyer des mails de rappels aux participants… Bref, le parfait assistant de l’assistante.

https://www.eventbrite.fr/

Canvas, pour réaliser des documents comme une pro

En tant qu’assistante, vous avez certainement à réaliser ou à mettre en forme des propositions commerciales ou autres documents d’entreprise.

Canvas est un outil vous permettant de créer des présentations professionnelles simplement (comme par exemple des diaporamas, des affiches, des propositions commerciales …) grâce à un éditeur visuel. C’est simple, pro, beau et rapide. Vous disposez d’une galerie de modèles et avez aussi la possibilité d’importer vos propres visuels.

Pas besoin d’un graphiste, tout est géré par Canvas et vous pouvez directement à partir de l’application, choisir d’imprimer vos documents (bien évidemment moyennant finance).

 https://www.canva.com

 Doodle, pour organiser les réunions sans faire 20000 mails

Si vous ne connaissez pas encore Doodle et que vous gérer l’organisation des réunions internes de votre entreprise, dépêchez-vous de vous créer un compte !

Cette application (là encore gratuite jusqu’à un certain niveau) vous permet de planifier un événement, d’inviter les participants et de gérer en un clin d’œil les présents et les absents. Grâce à son système de oui / non / peut-être, vous pouvez organiser la réunion en fonction des disponibilités de vos collègues en quelques clics.

 https://doodle.com

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