Déménagement de bureau ? Simplifiez-vous la vie !

Déménagement

Un déménagement professionnel est une étape charnière dans la vie d’une entreprise. Pour bien s’y préparer, il convient de connaître les démarches à effectuer et les éventuelles possibilités de secours en cas d’impondérable.

Déménagement de bureau : les démarches

À l’instar d’un marathon, une préparation efficace et organisée est la clé de la réussite d’un déménagement de bureau. Le mot d’ordre : planifier. Le transfert, la recherche des nouveaux locaux, l’analyse des besoins et des ressources, mais également les démarches à effectuer auprès des différents fournisseurs, la communication auprès des collaborateurs.

 Le plus simple est d’établir un cahier des charges afin de répertorier chaque étape et de s’y tenir consciencieusement. Voici un petit condensé d’une check-list de déménagement de bureau réussie :

  • J-6 mois : préavis, audit et inventaire

Six mois avant de changer de locaux, veillez à donner votre préavis après avoir bien lu votre contrat, afin de limiter les frais éventuels. Avant d’opter pour un local ou un autre, n’oubliez pas de faire un audit, notamment pour tout ce qui concerne les branchements, les capacités informatiques, ou encore la climatisation. Dans un deuxième temps, commencez à dresser un inventaire préalable, pour fixer en amont ce qui doit être déménagé et ce qu’il vaut mieux laisser.

  • J-3 mois : recherche de déménageurs et de locaux temporaires

Pour le transfert de votre mobilier mais également de votre parc informatique, soyez prévenant(e) et commencez à vous renseigner sur les prix 3 mois avant la date de départ. Si pour une raison quelconque vos nouveaux locaux ne sont pas prêts à la date convenue (retard de travaux, sinistre, déménagement avant date, etc), renseignez-vous auprès de la plateforme digitale de location de bureaux privés Chooseandwork. Cela vous permettra de ne pas stopper votre activité durant la période transitoire.

  • J-1 mois : communiquer auprès du personnel

La composante humaine est aussi importante que la partie logistique dans un déménagement de bureaux : il s’agit de gens qui vont non seulement changer de lieu de travail mais qui vont également devoir repenser leurs temps de trajet, leurs déplacements, leur relation vie privée / vie professionnelle. Il est capital de faire preuve de la plus grande transparence pendant cette période qui peut être difficile à vivre pour certain(e)s.

Le côté administratif d’un déménagement de bureau

Les nombreuses formalités administratives à remplir dans le cadre d’un transfert d’entreprise nécessite une organisation par ordre de priorité. Voici les démarches à suivre :

1) À résilier :

  • Les différents contrats d’assurance associés aux locaux actuels
  • Les abonnements télécoms, Internet, TV, électricité, gaz, courrier

Pour mieux comprendre les démarches liées à l’électricité et au gaz lors d’un déménagement, vous pouvez consulter cet article détaillé du site Fournisseur-Energie.

2) À contacter :

  • Les entreprises qui louent du matériel (machine à café, photocopieur) pour la remise en service dans les nouveaux locaux et pour une éventuelle renégociation…
  • La Sécurité sociale, l’Urssaf, la caisse de retraite, les journaux auxquels vous êtes abonnés.
  • Le Trésor public et la trésorerie municipale
  • Les clients (eux-aussi doivent être informés de votre déménagement…)

3) À modifier :

  • Tous les outils de communication online et offline comme les cartes de visite et les plaquettes commerciales avec l’adresse des nouveaux locaux.
  • L’immatriculation de la société à la préfecture et faire modifier le Kbis.
  • Les cartes grises du parc de véhicules.

Vous déménagez vos locaux en région parisienne ? Sur cette page, découvrez comment mettre le compteur d’électricité à votre nom sur votre nouveau lieu de travail.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

related_post