Séminaire, salon ou réunion, comment bien accueillir ses clients d’affaires ?

Voyage d'affaires

Nous avions abordé le sujet il y a déjà quelques temps en vous parlant de l’accueil d’un client sud-africain.

Aujourd’hui nous abordons cette thématique d’un point de vue plus large afin que vos clients, qu’ils viennent pour une réunion de travail, un salon ou un séminaire, disposent d’un accueil répondant à leurs attentes.

Les profils de la clientèle d’affaires

Qu’ils soient allemands, anglais ou espagnols, les clients d’affaires ont des traits communs qu’il faut prendre en considération pour garantir le succès de votre évènement d’entreprise (séminaire, salon ou simple réunion de travail).

Ce sont en général des professionnels expérimentés avec des postes à responsabilité. Particulièrement attentifs aux succès de leurs déplacements professionnels, ils sont exigeants quant aux évènements auxquels ils participent.

Cette exigence se retrouve dans la préparation de leurs déplacements professionnels. Habitués de ce genre de fait, ils réservent souvent eux même via le web.

Cette méthodologie leur permet également de respecter les contraintes budgétaires auxquelles ils sont soumis. De plus en plus de sociétés imposent à leurs employés des déplacements en 2nd classe et réduisent le temps passé sur place. De même la qualité de l’hébergement est souvent revue à la baisse. Stress et fatigue son leur lot lors des déplacements professionnels.

La clientèle d’affaires peut se décomposer en 3 profils :

  • Le client pragmatique (le plus répandu)
    Habitué à ce genre de déplacement ses attentes restent sommes toutes basiques : objectifs professionnels remplis, transports efficaces, hébergement et services de restauration qualitatifs.
    Transports : en commun ou taxi (le plus rapide ou pratique)
    Hébergement : hôtel proche ou facilement accessible depuis le lieu de l’évènement
    Emploi du temps : entièrement consacré à l’évènement, soirées réservées aux affaires

 

  • Le client exigeant (faible part de la clientèle d’affaires)
    Il est à la recherche d’un maximum d’accompagnement. Il aime que tout soit organisé à l’avance et se sentir privilégié. De ce fait il attend une qualité de service irréprochable et est amené à consommer plus de prestations.
    Transports : Taxis ou navettes
    Hébergement : Hôtel 4 ou 5 étoiles de grandes chaînes avec services complémentaires
    Emploi du temps : évènement et découverte de la destination si facilité

 

  • Le client hédoniste (de plus en plus répandu)
    Il profite de son déplacement professionnel pour allier travail et plaisir. Très tendance, cette vision du déplacement d’affaires donne souvent lieu à des prolongements de séjour (notamment sur le week-end lorsque le déplacement se passe en fin de semaine) afin de disposer de temps libre pour découvrir la zone géographique les accueillant.
    Transports : en commun
    Hébergement : de préférence dans un hôtel de charme facilement accessible depuis l’évènement mais situé dans un quartier vivant
    Emploi du temps : réparti entre évènement et loisir

 

Séminaire, salon ou réunion : les attentes des clients d’affaires

En ce qui concerne l’évènement auquel ils participent

De manière générale, voici les 3 points attendus par tout client d’affaires en ce qui concerne la gestion de l’évènement :

  • Un planning clair
  • Wifi gratuit
  • Restauration de qualité

Dans le cas d’une participation à un salon ou à un séminaire il faut rajouter à ces 3 points :

  • Pour la partie organisation : un fléchage, une application mobile, un guide et du personnel d’accueil
  • L’accès à des zones privatives
  • Un service de conciergerie pour tout problème de logistique

Par ailleurs, en fonction de leur participation à un séminaire ou à un salon, leurs préoccupations ne sont pas les mêmes.Ainsi les participants à un salon sont souvent pris par le temps, ce qui les oblige à optimiser leur planning afin de gérer le maximum de choses en un minimum de temps. Leurs conditions de travail sont fatigantes (foule, bruit …).

Les séminaristes quant à eux sont moins sous pression, ils vivent plus cet évènement comme une « pause » professionnelle leur permettant de networker tout en profitant des services mis à leur disposition. Le stress et la fatigue sont donc moins présents que dans le cas d’une participation à un salon.

En ce qui concerne le déplacement professionnel en lui même

D’un point de vue fonctionnel, un voyage d’affaires réussi nécessite :

  • des objectifs professionnels atteints
  • pas de perte de temps dans les transports
  • un hébergement propre, confortable, silencieux et disposant d’une connexion Wifi
  • des repas qualitatifs

A ces éléments il faut ajouter également une dimension émotionnelle comprenant :

  • La reconnaissance professionnelle
    Les clients d’affaires se déplacent pour des raisons professionnelles et à ce titre ils attendent des services répondant à des besoins spécifiques (le calme, le confort, la qualité des prestations pour l’hébergement et la restauration)
  • Etre accueilli de manière « humaine »
    Ils attendent notamment les contacts en face à face qui leur permettront notamment de disposer de réponses personnalisées.
  • Se souvenir de ce déplacement
    Assister à un séminaire, c’est bien, mais assister à des journées d’étude dans un lieu atypique, c’est mieux et cela laisse des souvenirs à vos clients. Les clients d’affaires vont apprécier la valeur de leur déplacement professionnel aussi en fonction du cadre ou des activités proposées en marge. Et quoi de mieux qu’un client qui se souvient de vous grâce à un évènement soigneusement préparé ?

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