Les 10 outils indispensables pour un office manager

En tant qu’Office Manager, votre rôle est crucial pour assurer le bon fonctionnement quotidien des espaces de travail. Entre la gestion des réservations, l’organisation des équipes et la coordination des services, vous avez besoin d’outils performants pour optimiser votre productivité.

Chez Choose and Work, nous savons à quel point il est important de disposer des bons outils pour simplifier la gestion d’un bureau. Voici notre sélection des 10 outils indispensables pour un office manager pour vous aider à exceller dans votre mission.

Office manager – Qu’est-ce que c’est ??

Dans un espace de coworking ou un centre d’affaires, l’Office Manager est un peu comme le « chef d’orchestre » du lieu. Son rôle ? Tout faire pour que l’espace fonctionne bien et que les membres se sentent bien !

Au quotidien, il/elle s’occupe de :

• Accueillir les coworkers et les visiteurs avec le sourire
• Gérer les réservations (bureaux, salles de réunion, etc.)
• Vérifier que tout est en ordre (matériel, café, nettoyage…)
• Animer la communauté (organiser des événements, faciliter les rencontres)
• Résoudre les petits problèmes (une imprimante en panne ? Une question sur l’accès ? Il/elle est là !)

Bref, c’est la personne qui fait le lien entre les coworkers et l’espace de travail pour que tout se passe en douceur. Un vrai couteau suisse !

Pourquoi les bons outils changent tout pour un Office Manager ?

Imaginez devoir gérer un espace de coworking sans bons outils : des réservations oubliées, des factures perdues, des équipements en panne sans avertissement… Le cauchemar, non ? ?

Avec les bons outils digitaux, la vie de l’Office Manager devient bien plus simple :

• Moins de stress : plus besoin de tout noter sur des post-it ou dans un cahier !
• Gain de temps : les tâches répétitives (réservations, rappels, gestion des accès) sont automatisées.
• Moins d’erreurs : tout est centralisé et accessible en quelques clics.
• Une meilleure expérience pour les coworkers : salles toujours disponibles, équipements fonctionnels, communauté active.

Avec des outils adaptés, l’Office Manager peut se concentrer sur l’essentiel : créer un espace agréable et productif pour tous !

Notre liste des top 10 outils pour les office managers

1. Choose and Work ? La solution de réservation d’espaces de travail

Évidemment, nous commençons par notre propre outil ! Choose and Work simplifie la réservation de salles de réunion, de bureaux partagés ou d’espaces de coworking. Grâce à une interface intuitive, vous pouvez gérer les disponibilités en temps réel et éviter les conflits de réservation.

Avantages : Centralisation des réservations et des factures, synchronisation avec les calendriers, gestion des accès par serrures connectées.

2. Microsoft 365 (ou Google Workspace) ?? La suite bureautique incontournable

Que ce soit pour rédiger des documents, créer des tableaux ou organiser des réunions en visioconférence, Microsoft 365 (ou Google Workspace) est un must-have.

Avantages : Collaboration en temps réel, stockage cloud, outils de communication intégrés (Teams, Meet).

3. Trello ou Asana ? Gestion des tâches et projets

Pour organiser les tâches de l’équipe et suivre les projets, Trello (visuel et simple) ou Asana (plus complet) sont parfaits.

Avantages : Tableaux Kanban, délégation des tâches, intégration avec d’autres outils.

4. Slack ? La communication d’équipe simplifiée

Slack reste l’outil de messagerie professionnelle préféré des entreprises. Créez des canaux thématiques, partagez des fichiers et intégrez vos applis favorites.

Avantages : Réduction des e-mails, notifications personnalisables, bots automatisés.

5. Zoom ou Microsoft Teams ? Pour des réunions fluides

Que ce soit pour des réunions internes ou des appels clients, Zoom et Microsoft Teams offrent une excellente qualité audio/vidéo et des fonctionnalités comme l’enregistrement ou le partage d’écran.

Avantages : Planification via calendrier, salles virtuelles, options de webinaire.

6. LastPass ? Gestion sécurisée des mots de passe

En tant qu’Office Manager, vous gérez de nombreux accès (logiciels, réseaux, équipements). LastPass stocke et sécurise tous vos mots de passe en un seul endroit.

Avantages : Partage sécurisé des identifiants, authentification multi-facteurs.

7. Canva ? Création de visuels professionnels

Besoin de créer une affiche, une présentation ou une newsletter ? Canva propose des modèles prêts à l’emploi, même pour les non-designers.

Avantages : Interface intuitive, banque d’images et de templates, version gratuite disponible.

8. Expensify ou Pennylane ? Gestion des notes de frais

Finis les tickets perdus ! Expensify et Pennylane automatisent le suivi des dépenses et simplifient la comptabilité.

Avantages : Scan des reçus, synchronisation bancaire, génération de rapports.

9. Envoy ? Gestion des visiteurs et livraisons

Pour un accueil professionnel, Envoy digitalise l’enregistrement des visiteurs, la gestion des badges et le suivi des colis.

Avantages : Amélioration de la sécurité, notifications en temps réel.

10. Notion ? Le couteau suisse de l’organisation

Notion combine prise de notes, base de données, gestion de projets et wiki d’entreprise. Idéal pour centraliser toutes vos informations. 

Avantages : Personnalisation avancée, templates prêts à l’emploi.

Mot de la fin : optimisez votre gestion d’espace de travail avec les bons outils

Un Office Manager efficace s’appuie sur des outils adaptés pour gagner du temps et améliorer la productivité de son équipe. Chez Choose and Work, nous vous accompagnons dans la digitalisation de votre espace de travail avec des solutions intuitives et performantes.

? Vous utilisez déjà certains de ces outils ? Et si vous souhaitez découvrir Choose and Work pour simplifier vos réservations, testez notre plateforme gratuitement ou contactez-nous pour vous accompagner.