Assistante de direction ou secrétaire 5 outils pour vous simplifier la vie au travail

Etre un ou une assistant(e) de direction n’est pas un métier toujours facile. Outre les connaissances inhérentes à ce métier (maitrise des outils bureautique, gestion du temps, gestion du stress, bonne communication orale et écrite …). Il faut également savoir travailler pour (et en) une équipe et être réactive et curieuse.
Bref, pas toujours évident surtout lorsqu’il faut sustenter tout le monde en même temps.
Voici donc quelques outils, qui, si vous ne les connaissez pas, vous permettront d’affronter, nous l’espérons du moins, plus sereinement votre quotidien professionnel.
Trello la boite à outils des assistantes de direction
Si Trello est utilisé depuis longtemps par la sphère geek et technique, notamment pour la gestion de projets, il apparaît également comme hyper pratique. Lorsque l’on est une super secrétaire, on doit être parfois (pour ne pas dire toujours) sur tous les fronts à la fois.
Ce qu’il faut savoir de Trello c’est que c’est un outil de travail collaboratif. Si vous faites partie d’une équipe ou que vous êtes plusieurs assistantes à devoir travailler sur le même dossier cela va s’avérer particulièrement intéressant. Finis le « tu as traité cette demande ? » ou le « Sylvie n’est pas là aujourd’hui, je ne sais pas ce qu’elle a fait (ou ce qu’il y a à faire) ». Bref, avec Trello, c’est la fin des post-it égarés et des oublis.
Mais cela peut aussi très bien fonctionner en guise de rappel pour soi-même 😉
Comment cela fonctionne ?
Il s’agit en fait de tableaux d’organisation et de synthèse. En un instant vous visualisez tout ce qui concerne le sujet du tableau.
Cela fonctionne un peu comme un système de post-it avec en prime des alertes par mail pour les personnes concernées et des étiquettes.
Vous êtes dans le flou et avez besoin d’un exemple ? En voici quelques uns :
Vous trouvez d’autres exemples ici : https://blog.trello.com/fr/exemples-de-tableaux-trello
Bien évidemment libre à vous de créer vos propres tableaux pour vos dossiers. Par exemple, un tableau de suivi des appels d’offres, un tableau de préparation de réunion, un tableau de suivi comptable …
Et le prix dans tout ça ?
Cerise sur le gâteau, cet outil est gratuit tant que vous ne dépassez pas 10 tableaux. Avec l’abonnement gratuit vous pouvez également associer un power-ups (comprenez un module associant Trello à une autre application) comme Google Drive, Dropbox, Mailchimp, Twitter, Survey Monkey …
Bref vous l’aurez compris, c’est un outil agile et très pratique qui ne peut que vous aider dans votre travail d’assistante de direction.
https://trello.com/
Dashlane, sécurité et gestion de mots de passe
Combien de fois vous connectez-vous au compte de votre entreprise sur l’un des innombrables services du web ? Tout se fait sur Internet désormais, même pour la gestion d’une entreprise.
Et c’est que la que le bas blesse. En c’est temps de RGPD, il est plus que délicat de continuer à noter dans un petit carnet caché au fond du tiroir de votre bureau les mots de passe. Oui mais, hic ! Impossible de retenir l’intégralité des mots de passe surtout quand ceux si font 14 caractères et enchainent les $ 

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