Contrôle Tracfin : Retour d’expérience d’un centre de domiciliation à Paris
En janvier 2024, le centre d’affaires et de domiciliation ALAC ETOILE a connu son premier contrôle TRACFIN. Ce dispositif de renseignement est placé sous l’autorité du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique pour lutter contre les circuits financiers clandestins, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
Corinne PICARD, gérante du centre de domiciliation nous raconte la préparation et le déroulement de cette journée de contrôle par les services de la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCRFF).
Présentation et histoire du centre de domiciliation ALAC ETOILE
Le centre d’affaires ALAC ETOILE (Paris 17ème) est en activité depuis 1981. Son offre s’articule essentiellement autour de la domiciliation d’entreprises qui constitue plus de 90% de son Chiffre d’Affaires. Aujourd’hui, les tarifs vont de 85 € HT pour une domiciliation simple à 130 € HT par mois pour des services complémentaires. Le principal canal d’entrée est celui des prescripteurs historiques tels que des Avocats ou des comptables. Le centre a fait le choix de ne pas proposer de domiciliation en ligne afin de garder la main sur le type de clients entrants. La plupart des clients de ALAC ETOILE sont des sociétés en SAS spécialisées dans le service mais aussi des sociétés étrangères en création de bureaux de représentation et des associations. Le centre héberge aujourd’hui plusieurs centaines de domiciliés.
Membre du réseau TBC et adhérent au SYNAPHE, le centre ALAC ETOILE utilise quotidiennement l’outil CRM PCI pour la facturation et le stockage des documents dans la Base de Connaissances en plus d’une numérisation sur un Drive. Toutefois, il n’a pas opté pour la relance automatique des documents.
Préparation à la journée de contrôle TRACFIN
Le centre d’affaires a été notifié par mail le 23 janvier 2024 du futur contrôle par les services de la DGCRFF en date du 31 janvier 2024.
La prise de contact
Dans ce premier échange, le contrôleur demande le KBIS, les statuts à jour, le dernier bilan fiscal ainsi qu’une copie de l’agrément préfectoral. Il joint également un fichier Excel pour obtenir en amont la liste à jour des clients domiciliés. L’avant-veille, le contrôleur appelle pour avoir la liste et explique le déroulement de la journée. Il va contrôler 40 dossiers sélectionnés au hasard. Une fois ceux-ci choisis, il faut prévoir de les copier sur une clés USB.
Formation et supports
Corinne et son équipe ont eu l’occasion de suivre plusieurs formations TRACFIN dispensées par PCI. Dès 2019 avec le niveau 1 et le niveau 2 prévu pour mars 2024. Avant le contrôle, elle avait pris le soin de remettre à jour le protocole interne avec les dernières nouveautés : articles, attestations, niveaux de vigilance, etc. Elle effectue également la déclaration auprès des services des impôts chaque année de la liste des domiciliés entrants et sortants.
Mise à jour des dossiers
Afin d’éviter tout manquement, il est important de constamment demander des documents obligatoires récents et de bien s’assurer d’avoir dans chaque dossier client, son contrat et ses justificatifs.
Déroulement de la journée de contrôle
Corinne résume cette expérience en ces mots : « Les centres d’affaires et de domiciliation ne doivent pas se demander S’ILS vont être contrôlés mais QUAND ».
Le contrôle est une vraie épreuve et il faut bien se préparer en amont pour réussir cette journée test, d’où l’importance de suivre une formation pour être à l’aise lors du contrôle et démontrer que les actions requises sont mises en place.
Le matin : 9h00-12h00
Le 31 janvier, les deux contrôleurs se présentent donc au centre ALAC ETOILE dès 9h00. D’abord, ils demandent qu’un local leur soit exclusivement mis à disposition avec la présence permanente du gérant. La journée commence avec la liste des 40 sociétés qui ont été retenues pour le contrôle. Celles-ci sont surlignées sur la liste fournies quelques jours plus tôt par le centre d’affaires. Les contrôleurs donnent la clés USB sur laquelle les dossiers devront également être transférés. Puis, ils donnent la consigne de rendre la clé USB tous les 5 à 10 dossiers qui sont alors traités par l’un des contrôleurs. Pendant ce temps, le deuxième contrôleur pose alors 25 questions. L’exercice dure environ 2h30. Parmi ces questions, on trouve :
- Les types de règlement acceptés : CB, espèces, chèques ;
- Les pièces demandées avant la signature du contrat ;
- Le système de facturation ;
- Si une personne/un service est dédié à TRACFIN au sein du centre d’affaires ;
- Quels sont les 3 niveaux de risque ;
- Demande à voir le protocole interne ;
- Demande à voir l’agrément préfectoral ;
A la fin de cette série de questions, le contrôleur sollicite les documents du centre d’affaires demandés par mail quelques jours plus tôt, à savoir : le KBIS, les statuts à jour, le dernier bilan fiscal ainsi qu’une copie de l’agrément préfectoral.
Il est important de noter que pour le protocole interne, le contrôleur demande à pointer l’emplacement de tel ou tel paragraphe du classeur.
En fin de matinée et une fois le questionnaire terminé, le contrôleur dresse un Procès-Verbal (PV) qu’il demande à être relu et corrigé par le gérant.
L’après-midi : 14h00-17h00
Après la pause déjeuner, les contrôleurs reviennent pour contrôler à deux les dossiers. Ils ne sollicitent pas la présence du gérant. Vers 15h00, ils l’invitent à venir les rejoindre dans la salle. Ils continuent à poser quelques questions.
- Avez-vous déjà fait une déclaration de soupçon ? Si oui si non, pourquoi ?
- Comment classez-vous les pièces ? (Ils recommandent de créer des dossiers par type de pièces justificatives et non par année).
- Comment procédez-vous à la domiciliation si vous ne rencontrez pas le gérant ?
Enfin, la journée se termine avec la remise du PV qui relate des questions de l’après-midi. Ils repartent en informant qu’il y a un délai de 2 mois pour que le rapport soit fait. Ils rassurent Corinne en lui indiquant qu’elle conserve son agrément préfectoral, que son protocole interne est très bien et qu’elle ne passera pas en commission. Toutefois, elle ne saura pas combien de dossiers sont ok et combien ne le sont pas.
Conclusion
Au-delà de son ressenti, Corinne estime que cette journée est éprouvante, qu’elle nécessite une véritable préparation même si l’on est de bonne foi. La série de 25 questions nécessite une grande concentration. Elle trouve que ce dispositif est lourd à gérer pour une petite structure comme la sienne.
Grâce à ses échanges avec les contrôleurs, elle retient également que :
- En amont du contrôle, ils avaient vérifié si le centre appartenait à un réseau ou à un syndicat. Ce qui est effectivement le cas pour ALAC ETOILE.
- Les contrôles s’orientent de plus en plus vers les nouveaux espaces de coworking qui ne respectent pas toujours la législation de la domiciliation d’entreprises.
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