Evénement virtuel : nos conseils pour l’organiser

Les entreprises doivent adapter leur stratégie. Face à la COVID 19, elles doivent préparer des événements virtuelles dans le but de fédérer et offrir de nouvelles expériences en ligne.

« Ce n’est pas la plus forte ni la plus intelligente des espèces qui survivra, mais celle qui sera la plus apte à changer »

Charles Darwin.

Organiser un événement virtuel est un nouveau challenge pour les entreprises. Elles vont devoir modifier leur gestion, leur communication ou leur planning pour s’adapter à ces nouvelles contraintes face aux effets de la covid 19. En attendant que les choses reviennent à la normal, les entreprises doivent mettre en place des événements virtuels pour continuer à fédérer et à motiver.

#1. Choisir son mode de diffusion

Le choix de l’outil de diffusion de votre événement est très important.
Il existe plusieurs plateformes qui mettent à disposition des outils pour diffuser son événement virtuel telles que facebook, instagram, youtube, zoom, gmail…

Il faut alors se poser les bonnes questions. Quelle est la plateforme la plus intuitive pour mes participants ? Sur quelles plateformes mes participants ont-ils le plus d’engagement ? où sont-ils le plus présents ?
Pour répondre à ces questions vous devez connaître parfaitement vos participants.

Si les participants sont en mobilité constante, il sera plus intéressant d’opter pour une application mobile qui peut être utilisé autant sur un ordinateur que sur son téléphone. Ils pourront ainsi se connecter de leur domicile ou de leur bureau. Il faut être vigilant sur le fait qu’ils doivent savoir utiliser la plateforme. Le mieux pour cela est d’envoyer un vidéo ou un email explicatif sur le fonctionnement et le déroulé de l’événement virtuel.

#2. Motiver les personnes à participer à votre événement

L’un des autres points importants pour un événement virtuel est d’attirer le public et de rendre l’événement attractif. Il est important pour le bon fonctionnement de l’entreprise de fédérer ses équipes ou de créer un réel engagement. Plusieurs solutions sont possibles.

Première solution : réaliser des teams buildings virtuels.

Certaines entreprises proposent des teams buildings originaux pour redynamiser les collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe telles que des ateliers artistiques ou des énigmes à résoudre.
Découvrez des outils pour vos animations événementielles et fédérer autrement lors de vos événements d’entreprises.

Autre solution :

Pour attirer les participants, il faut que les personnes puissent tirer profit de cet événement. En plus de fédérer et de divertir, les participants recherchent également à accroître leurs connaissances. Vous pouvez motiver grâce à des intervenants qui vont apporter de la valeur ajoutée à votre événement en ligne.

#3. Bien préparer son événement et le promouvoir

Pour bien organiser un événement virtuel, il faut avoir une ligne directive avec des interventions bien calées.

Les intervenants doivent avoir une présentation encore plus attrayantes et dynamiques que lors de conférences physiques. Les participants ont une attention beaucoup plus courte lors d’événements virtuels. Il faut donc créer davantage d’interactions avec les auditeurs pour rendre l’événement beaucoup plus attrayant grâce à des visuels ludiques ou en posant des questions.

Avant le début de chaque événement, rappeler les différentes possibilités d’interventions qui s’offrent à eux (forum pour poser des questions en direct, caméra allumée…).

Pour promouvoir l’événement, n’hésitez pas à communiquer régulièrement auprès de vos participants. Mettez en place un compte à rebours via les réseaux sociaux d’entreprise ou des emails de rappel. Il faut créer un réel engouement.

Rappeler également le programme et le déroulé de l’événement en mettant en avant les points positifs de cet événement et ce que cela pourra leur apporter.

#4. Le flex office : la solution pour s’adapter

Les événements virtuels n’enlèvent pas l’importance de l’échange. Le fait de se voir renforce la cohésion et permet un échange beaucoup plus naturel, libre sans interruption. Quand les employés se voient sans être derrière un ordinateur, les brainstorming sont beaucoup plus productifs. Les idées arrivent plus rapidement. Les gens ont besoin de se voir. Il faut donc que les entreprises s’adaptent. Selon de récents sondages, les employés souhaitent majoritairement gardés seulement quelques jours de télétravail par semaine. (ex : https://www.franceinter.fr/le-teletravail-oui-mais-surtout-pas-trop).

C’est pourquoi le flex office répond totalement à cette évolution de l’entreprise. Il permet de garder un lien de proximité et de confiance. Une mise en place du flex office dans les entreprises peut avoir des conséquences bénéfiques. Le flex-office permet de réduire les coûts de l’entreprise en optimisant les espaces de travail. Les employés sont beaucoup plus libres. Ils peuvent choisir le lieu de travail qu’ils souhaitent. Celui qu’il juge le plus en adéquation avec les taches qu’il doit réaliser. Besoin de concentration ou besoin d’échanger ? Le flex-office permet ainsi à vos collaborateurs de se sentir beaucoup plus libres et donc plus productif ! Ce type d’aménagement de bureaux répond totalement aux nouvelles attentes des salariés et illustrent parfaitement le bien-être au travail !

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