Fêtes d’entreprise de fin d’année : votre checklist pour bien s’organiser !

Les fêtes approchent et vous souhaitez peut être marquer le coup avec vos collaborateurs ! Il y a tant de choses auxquelles on doit penser pendant cette période : les petits cadeaux, le repas de Noël, la réception, la décoration et plein d’autres détails…

Les fêtes de fin d’année en entreprise sont idéales pour rassembler tous les employés, leur témoigner de la reconnaissance et célébrer le succès de l’année. Néanmoins, organiser une grande fête exige aussi une coordination et une planification réfléchies. 

Pour vous aider à planifier la prochaine fête de fin d’année de votre entreprise, nous avons élaboré une checklist des tâches essentielles pour faire de votre événement corporate une réussite.

#1 Identifiez les bases de votre événement

Comme pour tout autre événement ou projet, vous devez créer un plan qui identifie les détails de la fête de fin d’année. Le thème, le lieu, l’heure, la date, le nombre d’invités, le choix des aliments et des boissons, le décor et l’ordre du jour de l’événement doivent tous être pris en considération avant de commencer à exécuter votre événement.
Chaque bonne fête a besoin de ces éléments essentiels pour réussir. Donc commencez en premier à verrouiller tous ces détails avant de passer à l’action ! 
Il est également  préférable de travailler avec une équipe pour décider quels détails conviennent le mieux à votre entreprise.

#2 Sélectionnez un thème de votre fête

Votre checklist pour les fêtes de fin d’année commence par le thème de votre fête. S’agira-t-il d’un événement officiel, d’une fête sociale ou d’une soirée gala? Quand la fête sera-t-elle organisée et où ? Ce sera le jour ou le soir ?
Lors de la planification, pensez à l’ambiance que vous voulez donner à la fête. C’est formel ? Décontracté ? Est-ce que ça ressemble plus à une salle de bal, un espace végétalisé ou plutôt un lieu atypique? Quoi que vous décidiez, vous pouvez choisir des invitations et des décors assortis. Chacune de ces questions et leurs réponses conduisent à une approche différente de la planification.

#3 Précisez un budget

Votre budget constitue la base de votre checklist pour les fêtes de fin d’année. Tous les aspects importants d’une fête d’entreprise comme le lieu, le menu, les cadeaux, les divertissements et les décorations en dépendent.
Le budget est également important dans la planification de l’envergure de votre fête. Combien pouvez-vous dépenser ? Prenez le temps de planifier le coût de la nourriture, des divertissements et du lieu pour décider. Pensez à ce que votre équipe aime.  Avoir une idée de ce à quoi pourrait ressembler la fête vous aidera pour vous situer financièrement. 

#4 Fixez une date et choisissez un lieu

Il est peut être difficile de choisir le lieu d’une fête, car l’endroit peut déterminer le type de fête qu’elle sera. Pensez au type de personnes qui travaillent dans votre entreprise. Quels types d’activités aiment-ils ? Pensez-vous qu’ils préfèrent dîner et se parler, ou qu’ils veulent boire et s’adonner à une activité ? Pensez au nombre de personnes qui peuvent être présentes et assurez-vous d’avoir assez de place !

La date et le lieu vont de pair, car votre date devra être réaménagée en fonction du lieu et de la disponibilité de l’espace de votre choix. Renseignez-vous d’abord auprès des lieux d’événements pour connaître les dates disponibles. Ensuite, choisissez une date qui vous convient.
Assurez-vous que le lieu est facilement accessible et peut accueillir le nombre d’invités que vous prévoyez et qu’il y a suffisamment d’espace pour les divertissements ou la tenue de votre événement.

#5 Pensez à envoyer des invitations 

Les invitations doivent refléter le thème de la fête de Noël. Envoyez les invitations à vos employés et à vos invités bien à l’avance. Assurez-vous que tous les employés ont été invités et n’oubliez pas que c’est toujours une bonne idée d’inviter les conjoints ou les proches.

Pour réussir vos invitations, ne négligez pas la forme que vous leur donnerez. Préparez-les en concevant un dépliant ou des invitations personnalisées.

#6 Célébrez avec une soirée riche en diverstissement

Le divertissement pour la fête de fin d’année de l’entreprise dépend également de votre budget. Que vous ayez ou non des divertissements en direct, vous pouvez également opter pour des jeux simples pour distraire vos employés et vos invités.
Quoi que vous décidiez, avoir une atmosphère détendue est un must. Souvenez-vous, c’est une fête ! 😉

#7 Songez à choisir le bon menu

Le menu de votre fête d’entreprise doit être décidé en tenant compte du thème et de l’heure de la fête.
Décidez tout d’abord du type d’aliment que vous servirez. Servirez-vous un dîner ou des collations ? S’agit-il d’un buffet ou d’un dîner assis ?
Un autre aspect très important de votre menu de fête est l’alcool. Si vous allez servir de l’alcool, qui sera responsable si une personne en état d’ébriété est blessée ?
Si vous décidez d’avoir de l’alcool à votre disposition, n’oubliez pas de prévoir à l’avance un planning de covoiturage avec un SAM ou un service de taxi.

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