L’accessibilité, un enjeu clé pour les espaces de travail modernes

Et si la gestion des accès des utilisateurs devenait un atout stratégique pour votre espace de coworking ?

Aujourd’hui, les espaces de coworking et centres d’affaires cherchent constamment à améliorer la flexibilité et la sécurité pour leurs utilisateurs. Entre les réservations de salles et de bureaux ponctuels, la gestion manuelle des accès aux espaces de travail montre de plus en plus ses limites.

Avec l’essor du travail hybride et la multiplication des espaces partagés, les gestionnaires sont confrontés à un double défi :

• Plus de flexibilité : Les travailleurs nomades, freelances et entreprises en télétravail exigent de plus en plus un accès simplifié en 24h/24 et 7j/7.
• Plus de sécurité : La gestion classique des portes avec des clés physiques présente des risques comme la perte, le vol ou les accès non révoqués. Cette gestion étant chronophage à administrer.

C’est là que Choose & Work et ISEO entrent en jeu. Grâce à leur partenariat, ils proposent une solution technologique innovante qui combine le contrôle d’accès intelligent, via des serrures connectées, avec la réservation en ligne d’espaces de travail. Une révolution pour les gestionnaires comme pour les utilisateurs.

Des journées types dans des espaces de travail équipés de serrures connectées

Scénario 1 : Un freelance arrive tôt le matin

6h30 – Zoé, consultante en marketing digital, a un projet urgent à finaliser. Elle arrive bien avant l’heure d’ouverture de l’espace de travail où elle a l’habitude de louer ponctuellement des bureaux. 

• Ancien système : Zoé devait attendre l’arrivée de l’Office Manager pour qu’on lui ouvre la porte du bâtiment puis du bureau. 
• Avec les serrures connectées : Avec sa règle d’accès personnalisée, elle ouvre les portes via l’application mobile qu’elle a préalablement télécharger. Une fois devant son espace de travail, elle peut déverrouiller les portes en un clic. Tout est très visuel grâce à des signaux lumineux et sonores.

Bénéfice : Une liberté d’accès sans contraintes en dehors des horaires d’ouverture.

Scénario 2 : Un gestionnaire accueille un nouveau client locataire

10h00 – Laurent, responsable d’un espace de coworking à Paris, vient de signer un nouveau contrat de bureau permanent. L’entreprise cliente se compose de 5 collaborateurs qui n’occupent pas les lieux en même temps. 

• Ancien système : Laurent devait organiser une rencontre physique avec le client puis commander des badges et les configurer manuellement avec chaque droit d’accès spécifiques.
• Avec les serrures connectées : Laurent, peut accéder à un tableau de bord sur lequel il visualise toutes ses serrures. En quelques clics, il crée les comptes utilisateurs et définit les permissions pour les badges et les applications mobiles. Un mail est immédiatement envoyé à chaque personne. Aucun support physique requis.

Bénéfice : Gain de temps considérable et suppression des contraintes logistiques.

Scénario 3 : Un client réserve en ligne une salle de réunion

14h00 – Marc est en déplacement professionnel à Lyon. Il cherche une salle de réunion afin d’organiser une visioconférence en dernière minute. 

• Ancien système : Il devrait appeler l’accueil pour vérifier la disponibilité. Une fois sur place, il devait se déplacer pour récupérer une clé ou un badge temporaire.
• Avec les serrures connectées : Marc réserve sa salle idéale sur chooseandwork.fr ? depuis son smartphone. Après avoir payé, sa réservation est confirmée. Il reçoit un code PIN valable aux horaires de sa réservation. 

Bénéfice : L’expérience utilisateur est fluidifiée et simplifiée. 

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Comment résoudre les différents défis liés à l’accessibilité dans les espaces de travail ?

Problématique 1 : Perte ou vol de badges/clés

Risque : La perte d’un badge physique crée une vulnérabilité permanente tant qu’il n’est pas remplacé ou désactivé. 

Notre solution :

• Accès dématérialisé (smartphone, code PIN par notification mail)
• Accès révocable à distance et en temps réel.

Problématique 2 : Gestion fastidieuse des accès

Risque : Les ajouts et suppressions manuels entraînent des erreurs humaines et des délais de traitement.

Notre solution :

• Mise à jour automatique des droits d’accès ponctuels (réservation à l’heure, à la ½ journée ou à la journée).

Problématique 3 : Sécurité limitée et manque de traçabilité

Risque : Impossible de savoir qui est entré/sorti à un moment donné.

Le tableau de bord permet de visualiser :

• L’historique et journaux d’accès par serrure, par utilisateur ou par dates
• Alertes en cas de tentative d’accès non autorisée.

Témoignage :
« Avant les serrures connectées, nous passions des heures à gérer les clés, l’oubli, la perte ! Du temps et du matériel perdu, sans parler des situations légèrement désagréables !  Aujourd’hui, tout est automatisé ce qui permet à nos locataires d’apprécier le fait de pouvoir entrer et sortir librement la journée, le soir et même le week-end »

— Gabriela PENCIU, responsable du Centre d’Affaires des Avocats de Paris (CDAAP). 

Les avantages des serrures connectées pour les gestionnaires et utilisateurs

Les serrures connectées révolutionnent la gestion des accès en offrant des solutions intelligentes, tant pour les gestionnaires d’espaces que pour leurs utilisateurs. Grâce à des technologies innovantes, elles éliminent les contraintes des systèmes traditionnels tout en améliorant la sécurité, la flexibilité et l’efficacité.

Pour les gestionnaires d’espaces : 

Les serrures connectées transforment la gestion des accès en un processus fluide et automatisé, offrant des avantages majeurs :

• Réduction des coûts opérationnels : Plus besoin de badges physiques, de systèmes de clés multiples ou de serruriers en cas de perte.
• Gain de temps considérable : La gestion des accès se fait en quelques clics, même à distance.
• Sécurité renforcée : Contrôle précis des permissions en plus de l’historique des mouvements.

Pour les utilisateurs :

Que ce soit pour des espaces de coworking, des bureaux partagés ou des locations ponctuelles, les serrures connectées améliorent considérablement l’expérience utilisateur :

• Flexibilité maximale : Plus de dépendance aux horaires d’ouverture.
• Simplicité d’utilisation : Une seule application pour réserver, payer et accéder aux espaces.
• Expérience plus simplifiée : Fini les problèmes de clés oubliées.

Conclusion : L’accessibilité, un pas vers le futur du travail flexible

Les serrures connectées ne sont pas qu’une simple innovation technologique ; elles représentent une véritable révolution dans la gestion des espaces de travail. Pour les gestionnaires, elles permettent d’optimiser les coûts, de renforcer la sécurité et de simplifier l’administration au quotidien. Quant aux utilisateurs, ils gagnent en liberté et en fluidité afin de leur faire profiter d’une expérience d’accès entièrement simplifiée.

Et demain ?

L’évolution des serrures connectées s’oriente vers une intégration intelligente avec l’IA, capable d’anticiper les besoins en analysant les habitudes d’utilisation. Parallèlement, leur écosystème s’élargira grâce à une interconnexion fluide avec d’autres objets connectés, comme la climatisation ou l’éclairage intelligent, pour offrir une gestion complète et automatisée des espaces.

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