Comment rédiger un compte rendu de réunion ?

Ahhhh le sempiternel compte rendu de réunion. Bon nombre d’entre nous le trouve aussi rébarbatif que la réunion de travail en elle-même. C’est vrai, il faut l’avouer, ce n’est pas très fun comme exercice, mais il s’agit pourtant d’un outil de communication interne d’entreprise indispensable ! Si, si … lisez la suite ????

Le compte rendu : clé de voute de la réunion de travail

A quoi sert une réunion si de cette action rien ne découle ? Le compte rendu de réunion est LE document indispensable pour conserver une trace écrite du déroulement de la réunion et permettre à l’équipe d’engager les actions décidées lors de la réunion.

Ce document est en fait le rapport complet de la réunion permettant ainsi de retracer les échanges, les discussions et les décisions prises. Et cela est plus que souvent utile car, si les participants font acte de présence, nombreuses sont les personnes qui, pendant une réunion font autre chose que suivre réellement les échanges.

Ce document joue donc le précieux rôle d’anti-sèche mais également, de synthèse pour les absents, de liste des actions à réaliser pour l’équipe, d’outil de suivi pour les décisionnaires.

Mais attention, il ne s’agit pas non plus de tout noter en vrac sur une feuille de papier. Le compte rendu de réunion devant répondre à certaines exigences, il faut qu’il soit rédigé selon des critères précis.

Compte rendu de réunion : les règles de rédactions à connaître

Le compte-rendu d’une réunion a pour but de permettre à une personne qui n’y a pas assisté de savoir ce qui s’est dit, décidé et dans quel contexte.

Il faut donc que ce document respecte un ton neutre.

1) Des notes tu prendras pendant la réunion

C’est une évidence mais comme tout le monde n’écrit pas en sténo, ce n’est pas toujours un exercice facile.

Voici quelques petits trucs pour accélérer votre prise de notes sans pour autant faire de vous un(e) pro de l’écriture abrégée.

• Une dans la salle de réunion, prenez le temps de vous installer, sortez des stylos de différentes couleurs, stabilos et autres qui vous permettront de mettre en évidence certains points
• Utilisez du papier et un crayon (et oubliez l’ordinateur qui vous fera perdre du temps)
• Préparez votre brouillon à l’avance avec les points qui seront abordés
• Nommez vos participants avec des lettres (AD est plus court que Alain Dupont)
• Utilisez des schémas dès que possible et pensez à mettre des légendes !
• Utilisez des tableaux dès que possible
• Prenez des photos de ce qui est noté au tableau ou sur le paper-board
• Utilisez des abréviations

2) Immédiatement après tu rédigeras ton compte rendu de réunion

Et oui, vous aurez beau travailler votre mémoire au maximum et manger du poisson, plus vous attendrez et plus il vous sera difficile de rédiger un compte rendu clair et efficace.

Relisez vos notes et commencez-le, le plut tôt possible afin de rien omettre d’important. N’oubliez pas que l’objectif du compte rendu de réunion est de formaliser clairement les décisions en termes d’actions à mener, d’échéances et de partage de responsabilités

3) Ces informations tu n’oublieras pas de mettre dans ton compte rendu

• Le nom du groupe / intitulé de la réunion
• La date
• Le lieu
• L’heure de début
• L’heure de fin
• Le nom des participants invités
• Le nom des présents, des absents et des excusés
• Le nom de l’animateur
• L’ordre du jour sous forme de plan

4) De cette façon tu t’exprimeras dans ton compte rendu

De manière générale, lorsque vous rédigez un compte rendu de réunion, mettez-vous à la place du lecteur. Il vaut mieux partir sur un texte structuré et fluide (avec des titres, sous-titres, listes etc) et même des schémas et tableaux, qu’un système de question réponse qui ne permet pas de mettre en évidence les points importants.

Choisissez également un système temporel et une énonciation identiques tout au long de votre document.

• Système temporel : https://www.francaisfacile.com/exercices/exercice-francais-2/exercice-francais-93204.php
• Enonciation discursive ou historique : http://research.jyu.fi/grfle/501.html

Soit vous centrez votre récit sur ce qu’on dit les participants lors de la réunion (« AD précise que … »), soit vous le centrez sur l’objet de la réunion en suivant la progression de la discussion.

5) A la vérification de ton compte rendu de réunion tu t’attèleras

Une fois le 1^er jet réalisé, relisez-le afin de vérifier que vous n’avez pas commis d’erreurs dans les échanges qui ont lieu, les décisions arrêtées etc, et bien sûr les fautes des frappes, d’orthographe …

Profitez-en aussi pour préciser quelques termes et utilisez des synonymes pour ne pas répéter trop souvent les mêmes mots (comme nous dans cet article avec « réunion » et « compte rendu » ????).

6) Ton compte rendu tu documenteras

Pensez à joindre la présentation qui a été faite pendant la réunion, des schémas et autres documents en annexe à votre compte rendu.

7) A la relecture de ton compte rendu tu te soumettras

Pour faire un bon compte rendu … rien ne vaut la relecture, et de préférence, par l’animateur lui-même si ce n’est pas vous. Avant toute diffusion cette étape est indispensable. Cela évite les contre-sens (tout le monde peut se tromper) et permet de préciser certains points si vous avez été trop « light » dans votre rédaction.

8) Après diffusion ton compte rendu tu archiveras

L’archivage est important surtout lorsque vous travaillez en mode projet. Il suffit que lors d’une prochaine réunion, un débat s’ouvre sur les décisions prises lors d’une réunion précédente et hop … le compte rendu est là pour rappeler à tout le monde ce qui avait été décidé. C’est aussi un document permettant de retracer l’avancée du projet, donc enregistrez le soigneusement.

Pour finir, appuyez-vous sur le compte-rendu de réunion afin d’organiser la prochaine réunion de travail de votre groupe. Cela vous aidera à définir les participants et l’ordre du jour.