Réunions hybrides : le guide pratique

Si les réunions hybrides existent depuis un moment, cette nouvelle façon de travailler s’imposera de plus en plus dans les entreprises. En effet, depuis le début de la pandémie, les entreprises sont confrontées à différents évènements professionnels mi-présentiels mi-virtuels.

Les réunions hybrides sont un excellent moyen de favoriser un environnement inclusif qui ne se limite pas aux membres de l’équipe au bureau. Néanmoins, il faut prendre certaines mesures pour les réussir.

On répond à vos questions grâce à notre guide pratique et nos 5 conseils en bonus !

Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?

Allons droit au but !

Une réunion hybride est une forme de réunion de travail qui permet de faire collaborer des participants en présentiel et d’autres à distance, en télétravail par exemple. En effet, dans une réunion hybride, un nombre de personnes participant à la réunion se trouve au même endroit. Tandis que d’autres, se joignent à la réunion par conférence téléphonique ou par visioconférence.

Toutefois, organiser une réunion mixant le présentiel et le distanciel n’est pas chose facile ! L’animateur de la réunion doit veiller à ce que l’échange entre les différents participants se déroule dans les meilleures conditions.

Quels sont les défis de la collaboration hybride ?

À l’heure où de nombreuses organisations adoptent un mode de travail plus hybride, l’un des principaux défis est de savoir comment organiser des réunions hybrides efficaces.

Ceci dit, elles doivent être animées avec soin pour que chacun ait une expérience égale ainsi que la possibilité de contribuer à l’échange. Sans une approche efficace, les réunions hybrides peuvent devenir un véritable casse-tête ! 

Les réunions hybrides mettent également les entreprises face à plusieurs défis de taille, notamment :

• Équipement des salles de réunion

Pour que les réunions hybrides se déroulent efficacement, il est préférable d’investir dans un bon équipement de vidéoconférence. Dans la salle de réunion hybride, vous avez donc besoin d’un écran, de périphériques vidéo et audio et d’une plateforme de collaboration pour tout connecter. 

Aussi, avant tout échange, il est nécessaire de s’assurer tous les appareils fonctionnent bien. Cela inclut la vérification de la connexion internet qui doit être performante afin de garantir une qualité optimale de l’échange.

• Des participants à distance préparés 

Pour que les participants à distance soient bien préparés, assurez-vous qu’ils prennent bien connaissance de tous les documents avant la réunion.

En effet, le fait d’impliquer les participants dans la préparation d’une réunion hybride rend leur engagement plus élevé. 

• Respect des conformités juridiques 

Un point à ne pas oublier ! Posez-vous les bonnes questions concernant les conformités juridiques : Quelles sont les lois et réglementations applicables par la plateforme collaborative que vous utilisez ? La confidentialité des données est-elle respectée ? 

Pour quel type de réunion ?

Certaines réunions ne se prêtent pas à une approche hybride tandis que d’autres s’adaptent parfaitement à ce mode de travail. Cela peut concerner :

• Partage/échange d’informations
• Points d’avancement
• Teambuilding
• Réunions de formation

Les types de réunion ci-dessous peuvent être moins adaptés :

• Réunions formelles
• Réunions créatives ou brainstorming
• Réunions très longues et détaillées

Conseils et bonnes pratiques

#1 Soyez clair sur l’objectif de la réunion et vérifiez si elle se prête à une approche hybride

#2 Prenez des mesures pour impliquer les participants à distance en donnant à chacun l’occasion de s’exprimer.

#3 Évitez d’utiliser des équipements dans la salle comme les paperboards que les personnes présentes à distance ne peuvent pas voir correctement. Optez plutôt pour l’option de Partage d’écran pour optimiser vos présentations et permet une collaboration en temps réel.

#4 Choisissez les bons équipements et vérifiez-les avant la réunion. Cela peut concerner : la connexion internet, l’installation audiovisuelle, les logiciels de collaboration.

#5 Utilisez le chat pour les Q&A : poser des questions à l’aide d’une fonction de chat instantané est une excellente chose, car cela permet à chacun de poser des questions sans interrompre l’intervenant.

Vous vous apprêtez à organiser une formation ou une réunion hybride ? Vous êtes à la recherche de la salle idéale pour vos événements professionnels hybrides ? Choose and Work vous aide à trouver la salle de réunion hybride adaptée à vos besoins.